Kostenlose Software für kleine Betriebe: was sich bewährt hat

Für die meisten Aufgaben im Büroalltag gibt es kostenfreie Programme, die ausreichen. Interessant ist weniger die Liste als die Frage, wo Sparen sinnvoll ist und wo es später teuer wird.

Büro und Dokumente

Für Texte, Tabellen und Präsentationen ist LibreOffice die naheliegende freie Lösung. Es öffnet und speichert die gängigen Formate. Reibung entsteht bei komplexen Vorlagen und beim Austausch mit Partnern, die aufwendig formatierte Dateien schicken. Wer viel mit externen Dokumenten arbeitet, fährt mit einer Lizenz oft ruhiger.

Für PDF-Aufgaben genügt in vielen Fällen der eingebaute Betrachter. Zusammenfügen, Teilen und Verkleinern erledigen kostenfreie Werkzeuge, die lokal laufen. Ein Hinweis, der zu selten fällt: Vertrauliche Dokumente gehören nicht in einen beliebigen Online-Umwandler.

Bilder und Grafik

Für Zuschnitt, Größenänderung und einfache Korrekturen reichen die Bordmittel oder ein schlankes freies Programm. Für Bildbearbeitung mit Ebenen ist GIMP die etablierte freie Wahl, für Vektorgrafik Inkscape. Beide brauchen Einarbeitung.

Für die Website wichtiger als das Programm ist das Format: Bilder gehören vor dem Hochladen auf die tatsächlich benötigte Größe gebracht und komprimiert. Ein zwei Megabyte großes Foto im Kopfbereich macht jede Optimierung an anderer Stelle zunichte.

Sicherung, Passwörter, Fernwartung

Bei diesen drei Punkten raten wir zur Sorgfalt statt zum Sparen:

• Passwortmanager: Es gibt sehr gute freie Lösungen. Wichtig ist, dass er im ganzen Team genutzt wird.
• Backup: Freie Programme leisten viel, entscheidend ist die Einrichtung: automatisch, außerhalb des Geräts, mit getesteter Rücksicherung.
• Fernwartung: Hier lohnt eine saubere Lösung mit klarer Rechteverwaltung, weil sie im Ernstfall vollen Zugriff bedeutet.

Wo kostenlos teuer wird

Zwei Fälle begegnen uns immer wieder. Der erste ist der kostenlose Website-Baukasten, der zunächst nichts kostet und später weder den Umzug der Inhalte noch eine eigene Adressstruktur erlaubt. Der zweite ist die kostenlose Erweiterung im Redaktionssystem, die seit zwei Jahren nicht mehr gepflegt wird und irgendwann zur offenen Tür wird.

Die Faustregel: Bei Werkzeugen, die Sie jederzeit wechseln können, ist kostenlos meist die richtige Wahl. Bei allem, woran Ihre Daten, Ihre Erreichbarkeit oder Ihre Sichtbarkeit hängen, zählt, ob jemand das Produkt langfristig pflegt. Genau danach wählen wir auch die Bausteine aus, die in einer Website oder einem Onlineshop landen.