KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag: wo sie helfen und wo nicht

Die Liste verfügbarer KI-Werkzeuge ändert sich schneller, als man sie aufschreiben kann. Was sich nicht ändert, ist die Frage dahinter: Welche Aufgaben im Betrieb lassen sich damit sinnvoll erledigen, und welche nicht?

Aufgaben, bei denen es sich lohnt

Rohfassungen und Umformulierungen. Aus fünf Stichpunkten einen ersten Absatz machen, einen zu langen Text kürzen, eine Absage höflich formulieren. Sie beurteilen das Ergebnis in Sekunden, das Risiko ist gering.

Zusammenfassungen langer Dokumente. Ausschreibungen, Protokolle, Verträge im Überblick. Wichtig: als Einstieg, nicht als Ersatz für das Lesen der Stellen, auf die es ankommt.

Transkription und Untertitel. Aufnahmen von Besprechungen oder Videos in Text umwandeln funktioniert inzwischen zuverlässig und spart viel Zeit. Untertitel verbessern nebenbei die Zugänglichkeit von Videos auf der Website.

Bildbearbeitung. Freisteller, Hintergrund entfernen, Aufnahmen aufhellen. Für Produktbilder oft ausreichend, für Referenzfotos in guter Qualität kein Ersatz für eine ordentliche Aufnahme.

Übersetzungen. Für interne Zwecke gut, für rechtlich relevante Texte oder Marketingtexte in einer Sprache, die niemand im Haus spricht, gehört eine fachkundige Kontrolle dazu.

Aufgaben, bei denen es schiefgeht

Auskünfte, die Sie nicht prüfen können. Rechtliche Fristen, technische Grenzwerte, Preise von Drittanbietern. Die Systeme geben falsche Angaben mit derselben Selbstsicherheit aus wie richtige.

Kundendaten und Vertragsunterlagen. Solange nicht vertraglich geregelt ist, was mit den Eingaben passiert, gehören personenbezogene Daten nicht in ein öffentliches Werkzeug.

Website-Texte, die einfach nur Fläche füllen. Wer zwanzig Seiten in einer Stunde erzeugt, bekommt zwanzig Seiten, die niemand braucht. Suchmaschinen erkennen das inzwischen zuverlässig, und Besucher merken es sofort.

Drei Regeln, die sich bewährt haben

1. Ein Werkzeug, das Sie beherrschen, schlägt fünf, die Sie ausprobieren. Der Nutzen entsteht durch Routine, nicht durch Auswahl.
2. Alles, was nach außen geht, wird gelesen, bevor es rausgeht. Auch die freundlich formulierte Absage.
3. Was vertraulich ist, bleibt lokal. Für viele Aufgaben gibt es inzwischen Lösungen, die auf dem eigenen Rechner laufen.

Für die eigene Website

Der sinnvollste Einsatz ist die Vorarbeit: Fragen sammeln, die Kunden tatsächlich stellen, Stichpunkte ordnen, eine erste Gliederung bauen. Der Text selbst gewinnt durch das, was nur Sie wissen: konkrete Preise, Abläufe, typische Fehler, Besonderheiten Ihres Einzugsgebiets. Genau daraus entstehen Seiten, die gefunden werden – siehe unsere Hinweise zur SEO-Optimierung.